De MRO-kosten verlagen met RS Group
Inkoopteams en technici worden geconfronteerd met verschillende uitdagingen op het gebied van onderhoud, reparatie en exploitatie van de bedrijfsmiddelen en faciliteiten van hun organisatie. De toeleveringsketen voor indirecte materialen is complex vanwege het aantal betrokken partijen, een gefragmenteerd leveranciersbestand en het aantal producten dat over verschillende categorieën is verdeeld.
Daarnaast is er een constante druk om de kosten te verlagen. Het cruciale feit voor organisaties is dat de indirecte kosten van inkoopprocessen twee keer zo hoog kunnen zijn als het bedrag dat aan de producten zelf wordt uitgegeven. Het is dus van grote waarde om de proceskosten te verlagen in plaats van alleen te kijken naar de inkoopprijs. Het stroomlijnen van processen kan ook andere grote voordelen opleveren.
De uitdaging
Een voorbeeld van hoe RS een klant heeft kunnen helpen zijn proceskosten beter onder controle te krijgen, is hun werk met een bekende zoetwarenfabrikant. De fabrikant had een langetermijnplan om het inkoopproces te stroomlijnen, waaronder een herziening van alle indirecte uitgaven.
De oplossing
De eerste stap was het in kaart brengen van het huidige procure-to-pay-proces van het bedrijf. Dit werd gedaan door RS' toegewijde team van e-commercespecialisten en de belangrijkste stakeholders van de klant. Vervolgens werd met behulp van een proceskostencalculator berekend hoeveel tijd elke processtap in beslag nam om de totale kosten voor het bedrijf te berekenen voor elke bestelling die ze plaatsten.
Door dit te doen, werd vastgesteld dat het verwerken van een PO 88 minuten duurde van begin tot eind, wat 74 euro per bestelling kostte. RS ontdekte dat de eenvoudigste manier om veel van de problemen (en extra kosten) in het proces weg te nemen het introduceren was van PurchasingManager™ bij de klant.
PurchasingManager™ is een webgebaseerd ordermanagementsysteem dat naast de RS website wordt gebruikt. Inkopers kunnen accountstructuren voor hun hele organisatie aanmaken, uitgavencontroles, kostenplaatsen en goedkeuringslimieten toewijzen om alle RS Online inkopen te helpen beheren.
De uitkomst
De klant heeft nu een vereenvoudigde workflow, waardoor de verwerkingskosten aanzienlijk zijn gedaald en alle functies die betrokken zijn bij het indirecte inkoopproces zich kunnen richten op activiteiten met toegevoegde waarde in hun respectieve rollen.
De klant is van gemiddelde kosten per order van 74 euro vóór de introductie naar 46 euro nu gegaan. Het aantal orders steeg ook naar 1.089 per jaar omdat ze meer orders consolideerden bij RS, waardoor hun leveranciersbestand kleiner werd. Op basis van de nieuwe kosten per order komt dit neer op een jaarlijkse besparing van 30.492 euro ten opzichte van hun oude proces.
Het resultaat is dat de klant is overgestapt van een inefficiënt, duur proces met te veel dubbele taken en een gebrek aan duidelijkheid naar een zeer efficiënt proces met echte transparantie tijdens het hele purchase-to-pay-proces.
Meer weten over de tool of RS: RS PurchasingManager™
