Adressen

In dit artikel wordt het beheer van adressen toegelicht. Deze is momenteel toegankelijk voor "Administrators", "Receptie", "Boekhouding" en "IT".

1. Overzicht

Het adressenoverzicht is terug te vinden via de nieuwe bo onder het menuitem "Magazines" -> "Abonnementenoverzicht". Hier kan er gezocht worden in de papieren abonnementen.

1.1 Zoeken/Sorteren

Zoeken werkt op basis van een snelle zoek of instellen van specifieke zoekfilters. Deze is conform andere zoekfilters in de backoffice en zouden zichzelf moeten uitwijzen. Sortering bekom je door klikken op de hoofding waarop je wenst te sorteren (Niet mogelijk op alle kolomen bij abonnees wegens technische moeilijkheid).

1.1.1. Abo Referentie filter

De meest handige filter bij het binnenkomen van vragen tot wijziging adres/schrappen adres is op basis van de "Abo referentie" (= KETCODE) die de ontvanger kreeg. 

Opgelet: KETCODES van de vorm: "R-MAGCODE-NUMMER" zullen niet teruggevonden worden in dit overzicht omdat deze via de roulartadatabank kwamen. Sinds de import van roulartadata in onze eigen databank sinds augustus 2022 is er een nieuwe KETCODE voor de geïmporteerde roulartadfirmas: "ROU-MAGCODE-NUMER", deze kunnen wel teruggevonden worden via dit adressenoverzicht.

2. Detail

Op de detailpagina kun je alle details van het adres in kwestie bekijken en wijzigen. We overlopen even kort welke zaken zichtbaar zijn/gewijzigd kunnen worden:

2.1 Wijzigen adresinfo

Bovenaan de pagina kan de adresinfo gewijzigd worden. Hierbij is er ook een optie: "Kan gratis magazines toegestuurd krijgen?". Dit laat toe om een adres te blacklisten ingeval iemand klaagt dat deze geen gratis magazines meer wil ontvangen. Na het aanbrengen van de gewenste aanpassingen klik je op "Opslaan" rechtsboven om definitief op te slaan.

Bij adressen gekoppeld aan een firma is het mogelijk om de firmanaam in 1 beweging te wijzigen. De VIES check stelt altijd de officiële naam van de firma voor.

2.2 Andere info

Verder kun je op de detailpagina zien welke firma er gekoppeld is aan het adres, welke gebruiker(s) er gekoppeld zijn aan dit adres, of er papieren abonnementen gekoppeld zijn aan het adres en de opsomming van alle verzendingen die in het verleden naar dat adres gebeurd zijn (enkel verzending via verzendtool, via leverbonnen van orders zijn momenteel nog niet zichtbaar daar).

2.3 VIES check (zakelijke adressen)

Bij zakelijke adressen is het mogelijk om het adres te vergelijken met de hoofdzetel die geregistreerd staat onder het BTW nummer van de gekoppelde firma bij de VIES databank. Hiervoor is de knop "VIES hoofdzetel check" rechtsboven voorzien. (Deze knop zal niet beschikbaar zijn bij particuliere adressen, daar deze niet in de VIES databank zitten.)  De waarden die afwijken komen in het rood te staan, de waarden die overeenkomen in het blauw. Je kunt eenvoudig de waarden overnemen in het inputveld door klikken op de waarde. Vergeet achteraf niet op te slaan om de wijzigingen definitief te maken.

Opmerking: VIES stelt busnummer niet apart beschikbaar, deze zal altijd samen met het straatnummer vermeld worden. In ons eigen systeem maken we wel onderscheid, hier dus enige voorzichtigheid bij overnemen van de gegevens uit VIES.

2.4 Imports (Mogelijke gratis magazines via bedrijfsfilters) 

Onder "Imports" vind je terug in welke importlijsten het adres opgenomen is voor welk magazine. Er zijn 3 soorten importlijsten:

1. LVL: Import uit het oude "Lezers voor lezers" systeem
2. EXT: Import van externe adressen 
3. ROU: Import van roularta adressen

Het is mogelijk om de taal te wijzigen van het magazine dat geleverd zal worden op het adres via de imports, alsook om de toezending stop te zetten (per magazine).

Opmerking: Imports worden gewoonlijk gebruikt om de verzendlijsten aan te vullen zodat de oplage bereikt wordt. Dit betekent dus dat het mogelijk is dat een adres onder een import valt, maar toch niet elke editie van dat magazine ontvangt.

Opmerking 2: Het aan-/afzetten van de imports of wijzigen van de taal ervan is enkel mogelijk als het adres gratis magazines toegestuurd kan krijgen.