Uittreksels help

In dit artikel wordt kort toegelicht hoe de receptie het uittrekseloverzicht kan raadplegen en deze kan koppelen op orders indien er geen automatische koppeling gebeurd is. Dit is terug te vinden in de nieuwe BO onder Boekhouding -> Uittrekseloverzicht (Voor PMG NL: Uittrekseloverzicht NL)

1. Uittrekseloverzicht

Via het uittrekseloverzicht kun je alle uitreksels raadplegen. Voor de receptie zal de filter "Afgewerkt?" de belangrijkste zijn. Enkel de "Niet-afgewerkte" uittreksels dienen behandeld te worden door de receptie. Na afwerken door receptie dient boekhouding enkel controle uit te voeren.

2. Detailpagina

Indien er niet-afgewerkte uittreksellijnen zijn, kunnen deze vanop de detailpagina gekoppeld worden aan de desbetreffende orders.

Ter info: Uittreksels worden bij import reeds automatisch gekoppeld aan orders op basis van de vrije mededeling. Deze dient gelijk te zijn aan de orderreferentie (vb: 2022-12345) of het factuurnummer (vb: 251234). Indien deze niet overeenkomt zal de uittreksellijn dus manueel verwerkt moeten worden.

2.1 Afwerken van uittreksellijnen

Voor het afwerken van uittreksellijnen zijn er 2 keuzes:

2.1.1 Koppelen met order

De meeste lijnen zullen gekoppeld moeten worden op een order. Klik hiervoor op "koppelen met order", via een modal kun je zoeken op de orders.

Handige tip: Bij het ophalen van de orders wordt de totale prijs reeds vergeleken met die op het uittreksel, als dit afwijkt krijgt het bedrag van het order een rood kleur, indien het klopt zal het bedrag groen zijn. 

Selecteer het order dat je wenst te koppelen en klik op "Opslaan" om de koppeling definitief te maken. Op het moment dat de koppeling met het order gelegd wordt, zullen er een paar processen in de achtergrond automatisch gestart worden: 

1. Het bedrag van het uittreksel wordt vergeleken met die van het order, hierbij wordt de betaalstatus geupdate (Betaling ontvangen/Foutieve betaling ontvangen)
2. Indien de betaling correct is wordt het order ook goedgekeurd (dit resulteert dus in aanmaak van eventuele abonnementen en dergelijke).
3. De uittreksellijn wordt als "Afgewerkt" gezet.

Ga dus voor het opslaan van de koppeling zeker na dat het correcte order geselecteerd wordt. Zoniet zal dit manueel rechtgezet moeten worden via het orderoverzicht (manueel ontkoppelen betaling, eventueel annuleren order om het abonnement ongedaan te maken, manueel de uittreksellijn op het correcte order koppelen, ...).

2.1.2 Afwerken zonder koppeling

Voor uittreksellijnen die nooit op een order gekoppeld zullen worden (bvb. betaling van PMG BE naar PMG NL) is de optie "Afwerken zonder koppeling" voorzien. Op die manier is het mogelijk om alle uittreksellijnen af te werken, ongeacht of er een order dient aan gekoppeld te worden of niet, en zal deze verdwijnen uit het overzicht van niet-afgewerkte uittreksels.